Effizienz steigern, Kosten senken: Praktiker diskutieren über digitale Lösungen für Ersatzteilmanagement und Lageroptimierung
Beim Regionalen Operator-Treffen (ROT) in der Nähe von München tauschten sich mehr als 30 Automatenbetreiber über Effizienzsteigerung, Lageroptimierung und aktuelle Herausforderungen im Vending-Sektor aus.
Der Fokus lag auf praktischen Lösungen, mit denen Unternehmen ihre Betriebsabläufe optimieren und Kosten reduzieren können. Gastgeber REPA bot exklusive Einblicke in innovative Ersatzteilmanagement- und Logistiklösungen.
Status quo: Herausforderungen im Ersatzteil- und Wartungsmanagement
Der Betrieb von Vending-Automaten ist mit hohen Anforderungen an Ersatzteilverfügbarkeit, Wartungsstrategien und Kostenkontrolle verbunden. In der Praxis zeigt sich häufig:
- Unklare Lagerbestände (28 % der Befragten) – Techniker führen Ersatzteile in ihren Fahrzeugen mit, doch der Überblick über Bestand und Bedarf ist oft lückenhaft.
- Ineffizienter Technikereinsatz (20 % der Befragten) – Mangelnde Planung führt zu Verzögerungen und unnötigen Fahrten.
- Zu viele Einzelbestellungen (18 % der Befragten) – Ineffiziente Einkaufsprozesse erhöhen den Verwaltungsaufwand und die Kosten.
Lösungsansätze aus der Praxis
Als effektivste Maßnahmen wurden Digitalisierung (47 % der Befragten), mehr Kontrolle und Verantwortlichkeiten (13 %) sowie eine Reduzierung der Lieferanten (10 %) identifiziert. Besonders die automatisierte Lagerverwaltung wurde als entscheidender Faktor genannt, um Prozesse zu optimieren und Engpässe zu vermeiden.
Praktische Tipps: So optimieren Betreiber ihre Prozesse
Ein weiterer zentraler Punkt der Diskussion war die Empfehlung, den richtigen Verbrauch inklusive Zeit und verbrauchter Ware als VK zu hinterlegen. Dies ermöglicht eine präzise Abrechnung ohne zusätzlichen Aufwand für die Techniker. Durch die automatische Erfassung dieser Daten kann die Administration Rechnungen effizienter erstellen, ohne auf nachträgliche Informationen angewiesen zu sein.
Zudem wurde vorgeschlagen, die automatisch generierte Nachfüllmenge basierend auf dem Verbrauch direkt in die morgendliche Kommissionierung zu integrieren. Dadurch erhalten Techniker jeden Morgen eine vollständige, vorkommissionierte Ausstattung mit der gleichen Menge an Ersatzteilen im Fahrzeug. Dies reduziert die täglichen Technikerrunden zur Bestandsabstimmung, die aktuell im Durchschnitt 45 Minuten in Anspruch nehmen.
Ein zentraler Punkt des Treffens war der Austausch von praktischen Lösungen, die sofort im eigenen Betrieb umgesetzt werden können. Erfahrene Operatoren teilten ihre Best Practices, um typische Fehler zu vermeiden:
- Lagerverwaltung digitalisieren – einige Operating-Unternehmen setzen mittlerweile auf digitale Lagerführungssysteme, um Ersatzteile effizient zu verwalten. Wer ein durchgängiges System nutzt, kann schneller erkennen, welche Teile vorrätig sind und welche regelmäßig nachbestellt werden müssen.
- Mindestmengen definieren – Automatisierte Mindestmengenbenachrichtigungen helfen, Ersatzteile frühzeitig zu bestellen, bevor Engpässe entstehen.
- Zentrale Steuerung der Bestellungen – Ein klarer Verantwortlicher für Bestellungen stellt sicher, dass Bestellprozesse effizient ablaufen und nicht doppelt oder unnötig bestellt wird.
Regulierungen und neue Markttrends
Ein weiteres zentrales Thema war die zunehmende Einführung von Verpackungssteuern in deutschen Städten. Dr. Aris Kaschefi präsentierte die aktuelle Lage und betonte die intensive Lobbyarbeit der letzten Tage. Mehrere Gespräche mit politischen Entscheidungsträgern, insbesondere in Köln, haben verdeutlicht, dass Littering nicht durch Betriebsversorgung im Inhouse-Bereich verursacht wird. Der BDV ruft Automatenbetreiber dazu auf, in ihren Regionen aktiv zu werden. Um die Branche gezielt zu unterstützen, wurde ein Maßnahmenpaket entwickelt, das auf der BDV-Website und in der BDV-App verfügbar ist. Das Ziel ist es, eine optimierte Satzung für die Inhouse-Versorgung durchzusetzen, idealerweise in Köln als Pilotstadt. Diese Satzung könnte als Musterlösung dienen und ggf. bundesweit etabliert werden.
Fazit: Austausch auf Augenhöhe für nachhaltigen Erfolg
Das Operator-Treffen zeigte, wie wichtig der Erfahrungsaustausch zwischen Praktikern ist. Bewährte Effizienzstrategien wie automatisierte Lagerprozesse, klare Bestellvorgaben und digitale Werkzeuge helfen Unternehmen, Kosten zu senken und ihre Abläufe zukunftssicher zu gestalten. REPA präsentierte innovative Lösungen, die den gesamten Ersatzteilprozess transparenter und effizienter machen.
